Individuelle Verwaltungssysteme

Ein individuelles Verwaltungssystem lohnt sich, wenn Ihr Betrieb heute mit mehreren Programmen, Tabellen und Mailketten arbeitet, die von Hand zusammengehalten werden. Die B&S baut daraus ein System, das Ihre Abläufe abbildet, an Lexware Office, Shop und Lager anbindet und in Stufen wächst. Die erste Stufe geht nach Angebot in den Alltag.

Welches Problem löst ein eigenes Verwaltungssystem?

In vielen Betrieben liegt ein Auftrag in drei Werkzeugen gleichzeitig: in der Mail, in einer Tabelle und in der Buchhaltung. Jede Änderung wird dreimal eingetragen, und wer den Stand wissen will, fragt einen Kollegen. Standardsoftware hilft, solange Ihr Ablauf dem entspricht, was der Hersteller sich vorgestellt hat. Weicht er ab, passt sich der Betrieb der Software an, nicht umgekehrt.

Ein eigenes System dreht das um. Es bildet den Ablauf so ab, wie er in Ihrem Betrieb tatsächlich läuft, und verbindet die Werkzeuge, die bleiben sollen. Sie bekommen einen Ort, an dem der Stand jedes Auftrags, jedes Artikels und jedes Anbieters sichtbar ist, mit Rollen, die festlegen, wer was sehen und ändern darf.

Was bekommen Sie? Die Bausteine

Jeder Baustein steht für sich. Die erste Stufe umfasst meist einen oder zwei davon, die übrigen kommen dazu, wenn der erste im Alltag läuft.

Aufträge

Anfrage, Angebot, Auftrag, Lieferung, Rechnung als ein durchgehender Vorgang. Jeder Schritt hat einen Zustand, einen Verantwortlichen und eine Frist. Wiederkehrende Aufträge werden aus einer Vorlage angelegt, Rückfragen und Dokumente hängen am Vorgang statt in Postfächern.

Lager mit Anbindung an Logistikdienstleister

Bestände je Artikel, Variante und Lagerort, Wareneingang und Warenausgang, Mindestbestände mit Hinweis. Wenn ein Logistikdienstleister das Lager führt, tauscht das System Bestände, Aufträge und Sendungsstatus über dessen Schnittstelle aus. Diesen Aufbau betreiben wir für eigene Shops mit Lagern in Litauen und Hongkong.

Anbieter- oder Creator-Portale

Wenn Partner, Lieferanten oder Creator von außen in Ihr System sollen, bekommen sie einen eigenen Zugang mit Anmeldung, Vertragsannahme, Datei-Upload und Übersicht ihrer Abrechnungen. Dazu gehören eine Identitätsprüfung über einen spezialisierten Anbieter, Freigaben durch Ihr Team und Auszahlungen mit nachvollziehbarer Abrechnung. Solche Portale laufen in unseren Beteiligungen im täglichen Betrieb.

Team und Rollen

Wer darf was sehen, anlegen, ändern, freigeben? Rollen werden nach Ihrer Organisation angelegt, nicht nach einem vorgegebenen Schema. Jede Änderung ist mit Datum und Person nachvollziehbar. Boards für Bestand, Post, Bewerbungen und Aufgaben zeigen jedem Mitarbeiter, was heute ansteht.

CRM

Kontakte, Gesprächsnotizen, Wiedervorlagen und der Verlauf jedes Kunden an einem Ort, verbunden mit seinen Aufträgen und Rechnungen. Mails aus dem Postfach werden dem Kontakt zugeordnet. Nachfassen wird zur Wiedervorlage statt zur Erinnerung im Kopf.

Buchhaltungsanbindung an Lexware Office

Lexware Office, früher Lexoffice, bietet eine öffentliche Schnittstelle. Darüber legt das System Kontakte an, übergibt Belege und Rechnungen und liest den Zahlungsstatus zurück, damit im Auftrag sichtbar ist, ob bezahlt wurde. Was die Schnittstelle nicht bietet, etwa einzelne Buchungssätze, lösen wir über Exporte, die Ihr Steuerberater direkt einlesen kann.

Wann lohnt sich Eigenbau, wann Standardsoftware?

Standardsoftware ist die richtige Wahl, wenn Ihr Ablauf dem entspricht, was viele Betriebe tun: Buchhaltung, Lohn, E-Mail, Kalender, ein Shop ohne Sonderregeln. Diese Programme sind ausgereift, günstig und werden ohne Ihr Zutun gepflegt. Ein Eigenbau brächte hier keinen Vorteil, und das sagen wir Ihnen im Erstgespräch. Lohnen kann sich dann die Anbindung dieser Programme an den Rest Ihres Betriebs.

Ein eigenes System lohnt sich, wenn einer dieser Punkte zutrifft: Ihr Ablauf weicht vom Üblichen ab und die Standardsoftware zwingt Sie zu Umwegen. Mehrere Werkzeuge werden von Hand verbunden, meist per Tabelle und Mail. Lizenzkosten pro Nutzer wachsen mit jedem neuen Mitarbeiter. Externe wie Lieferanten, Partner oder Creator sollen einen eigenen Zugang bekommen. Oder der Ablauf ist der Grund, warum Kunden bei Ihnen kaufen, und Sie wollen ihn nicht an einen Hersteller abgeben.

Häufig ist die Antwort eine Mischung: Buchhaltung bleibt in Lexware Office, der Shop bleibt, wo er ist, und das eigene System verbindet beides mit dem Ablauf, der nur bei Ihnen so läuft. Ausführlicher unter Eigenes Verwaltungssystem oder Standardsoftware?

Wie läuft der Bau ab?

Die B&S Ventures aus Hannover baut Verwaltungssysteme so, wie sie die Systeme ihrer eigenen Beteiligungen gebaut hat: in Stufen, von denen jede im Alltag benutzbar ist. Im kostenlosen Erstgespräch beschreiben Sie den Ablauf, der Zeit kostet. Darin oder kurz danach bekommen Sie eine grobe Ausrichtung, ob ein eigenes System, Standardsoftware oder eine Mischung passt, ebenfalls ohne Kosten. Danach folgt ein Angebot für die erste Stufe. Sie geht in den echten Alltag, Ihre Mitarbeiter arbeiten damit, wir bessern nach. Weitere Stufen folgen mit schriftlich vereinbarten Reaktionszeiten. Quelltext, Dokumentation und Zugänge liegen bei Ihnen. Ziel ist mehr Zeit für Ihr Team, nicht weniger Leute. Eine weitergehende Beratung gibt es auf Wunsch und nach Buchung. Die Schritte im Einzelnen stehen auf der Übersicht der Leistungen.

Was müssen Sie beitragen?

Eine Person im Betrieb, die den Ablauf kennt, Rückfragen zeitnah beantwortet und die erste Stufe abnimmt. Zugang zu den Systemen, die angebunden werden sollen, etwa Lexware Office, Shop und Logistik. Bestehende Daten in der Form, in der sie heute vorliegen. Und die Bereitschaft, die erste Stufe im Alltag zu benutzen, bevor sie fertig aussieht, denn dort zeigen sich die Fehler, die vorher niemand sieht.

Was kostet das?

Der Preis hängt von vier Dingen ab: der Zahl der Abläufe, der Zahl der Schnittstellen, der Zahl der Rollen und davon, ob bestehende Daten übernommen werden müssen. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot für die erste Stufe. Womit Sie rechnen sollten und welche Kostenarten es gibt, steht unter Was kostet Individualsoftware für ein KMU?

Häufige Fragen zu Verwaltungssystemen

Was kostet ein individuelles Verwaltungssystem?

Das hängt von der Zahl der Abläufe, der Schnittstellen und der Rollen ab, außerdem davon, ob bestehende Daten übernommen werden müssen. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie von der B&S ein Angebot für die erste Ausbaustufe.

Wie lange dauert es bis zur ersten benutzbaren Version?

Die erste Stufe schneiden wir so, dass sie einen Ablauf vollständig abdeckt und im Betrieb benutzbar ist. Wie lange das dauert, hängt von den Schnittstellen und der Datenübernahme ab und steht im Angebot.

Können bestehende Daten aus Tabellen und Altsystemen übernommen werden?

Ja, aus Tabellen, Exporten und Datenbanken. Der Aufwand hängt von der Qualität der Daten ab. Doppelte und veraltete Einträge bereinigen wir vor der Übernahme, nicht danach.

Lässt sich das System an Lexware Office (Lexoffice) anbinden?

Ja. Lexware Office bietet eine öffentliche Schnittstelle, über die sich Kontakte, Belege, Rechnungen und Zahlungsstatus austauschen lassen. Was die Schnittstelle nicht kann, etwa einzelne Buchungssätze, lösen wir über Exporte.

Wem gehört der Quelltext und was passiert, wenn die B&S ausfällt?

Der Quelltext, die Dokumentation und alle Zugänge gehören Ihnen. Jedes System wird so dokumentiert, dass ein anderer Entwickler es übernehmen kann. Für den laufenden Betrieb vereinbaren wir Reaktionszeiten schriftlich.

Verwandte Leistungen: KI-Assistenten, die Anfragen direkt in das System eintragen, und die Beratung, wenn Sie erst wissen wollen, welcher Ablauf sich lohnt.