Eigenes Verwaltungssystem oder Standardsoftware?

Standardsoftware, wenn Ihr Ablauf dem entspricht, was tausend andere Betriebe auch tun, und Sie sofort starten wollen. Ein eigenes Verwaltungssystem, wenn der Ablauf Ihr Geschäft ausmacht, mehrere Werkzeuge verbindet oder Standardsoftware Sie zu täglichen Umwegen zwingt. Für die meisten KMU ist die Antwort eine Mischung: Standard für Buchhaltung und Lohn, ein eigenes System für das, was Sie unterscheidet. Einordnung des Verfassers, Lizenzpreise unten mit Quelle, siehe Tabelle

Die B&S baut eigene Verwaltungssysteme und hat damit ein Interesse an der Antwort. In unseren eigenen Unternehmen nutzen wir trotzdem Lexware Office, Shopify und andere Standardsoftware, wo sie die bessere Wahl ist. Diese Seite hilft Ihnen, die Grenze zu ziehen.

Welche Kriterien entscheiden?

• Wie besonders ist der Ablauf? Buchhaltung ist bei jedem Betrieb gleich, weil das Steuerrecht sie vorgibt. Wie Sie Aufträge annehmen, Anbieter freigeben oder Provisionen abrechnen, ist es nicht.
• Wie viele Werkzeuge müssen zusammenspielen? Ein Werkzeug allein ist meist Standard. Fünf Werkzeuge, zwischen denen heute jemand Daten abtippt, sind der klassische Fall für ein eigenes System.
• Wie viele Nutzer, wie lange? Standard kostet je Nutzer und Monat, solange Sie es nutzen. Ein eigenes System kostet einmal und danach Wartung. Bei wenigen Nutzern gewinnt Standard, bei vielen über Jahre dreht es sich.
• Wie schnell brauchen Sie es? Standard läuft heute Nachmittag. Eine erste Stufe eines eigenen Systems braucht Wochen.
• Wem sollen die Daten gehören? Bei Standard liegen sie im Format des Anbieters, beim eigenen System in Ihrer Datenbank.
• Wer pflegt es? Standard pflegt der Anbieter. Das eigene System braucht einen Wartungsvertrag oder jemanden im Haus.

Wie unterscheiden sich beide Wege?

Kriterium	Standardsoftware	Eigenes Verwaltungssystem
Anschaffung	Keine oder gering, oft ein Onboarding. HubSpot Sales Hub Professional verlangt einmalig 1.470 Euro, Enterprise 3.420 Euro. HubSpot, 22.09.2026	Entwicklung der ersten Stufe, Stunden mal Stundensatz. Freie Entwickler im Median 90 Euro je Stunde. freelancermap, 02.07.2026
Laufende Kosten	Lizenz je Nutzer und Monat, dauerhaft. Spanne siehe Tabelle unten.	Hosting und Wartung, keine Lizenz je Nutzer.
Anpassbarkeit	Innerhalb der Einstellungen. Darüber hinaus nur mit Erweiterungen, die bei Updates brechen können.	Vollständig, jede Änderung kostet Entwicklungszeit.
Abhängigkeit vom Anbieter	Hoch. Preis, Funktionsumfang, Laufzeit und Datenformat bestimmt der Anbieter.	Abhängigkeit vom Dienstleister für Wartung. Lösbar durch Quelltext, Dokumentation und Kündigungsrecht bei Ihnen.
Datenhoheit	Daten beim Anbieter, Export in dessen Formaten, Rechenzentrum nach dessen Wahl.	Daten in Ihrer Datenbank, Server nach Ihrer Wahl, Export in jedes Format.
Zeit bis zum Einsatz	Stunden bis Tage, Einrichtung und Datenübernahme können Wochen dauern.	Wochen bis zur ersten nutzbaren Stufe, Monate bis zum Vollausbau.

Was kostet gängige Standardsoftware?

Alle Preise netto je Nutzer und Monat, von den Anbieterseiten abgerufen am 22. September 2026. Aktionsrabatte für die ersten Monate sind weggelassen, weil Sie die Software länger nutzen werden. Quellen je Zeile in der Tabelle, etwa Lexware

Software	Wofür	Preis je Nutzer und Monat, netto	Quelle
Lexware Office	Buchhaltung, Rechnungen	7,90 Euro (S) bis 32,90 Euro (XL), monatlich kündbar	Lexware, 22.09.2026
sevdesk	Buchhaltung, Rechnungen	8,90 Euro (Rechnung, 24 Monate) bis 34,90 Euro (Buchhaltung Pro, monatlich)	sevdesk, 22.09.2026
Odoo	ERP, CRM, Lager, Projekte	19,90 Euro (Standard) und 29,90 Euro (Custom) bei Jahresvertrag, monatlich 24,90 und 37,40 Euro	Odoo, 22.09.2026
weclapp	ERP für Dienstleister und Handel	39 Euro (Starter), 86 Euro (Dienstleistung) und 163 Euro (Handel) bei Jahresvertrag, monatlich 95 und 179 Euro, Zusatzmodule 55 Euro	weclapp, 22.09.2026
Microsoft Dynamics 365 Business Central	ERP	69,30 Euro (Essentials), 95,30 Euro (Premium), 6,90 Euro (Team Members), Jahresabrechnung	Microsoft, 22.09.2026
HubSpot Sales Hub	CRM, Vertrieb	20 Euro (Starter), 90 Euro (Professional, Jahresvertrag) plus 1.470 Euro Onboarding, ab 150 Euro (Enterprise) plus 3.420 Euro Onboarding	HubSpot, 22.09.2026
Salesforce Sales Cloud	CRM, Vertrieb	25 Euro (Starter Suite), 100 Euro (Pro Suite), 195 Euro (Core), 395 Euro (Advanced), 550 Euro (Max), ab Pro Suite nur Jahresvertrag	Salesforce, 22.09.2026

Ein Rechenbeispiel: Zehn Nutzer in weclapp ERP Handel kosten 1.630 Euro im Monat, 19.560 Euro im Jahr, nach fünf Jahren 97.800 Euro, ohne Zusatzmodule und Preiserhöhungen. Ein eigenes System für dieselben zehn Nutzer, für das wir 300 Entwicklungsstunden zu 90 Euro ansetzen, kostet einmal 27.000 Euro plus fünf Jahre Hosting und Wartung. Die 300 Stunden sind eine Annahme, keine Marktzahl. Bei zehn Nutzern über fünf Jahre ist das eigene System also nicht automatisch teurer. Bei zwei Nutzern ist es das fast immer. Rechnung auf Basis von weclapp und freelancermap, 2026

Wann ist Standardsoftware die richtige Wahl?

Buchhaltung und Lohn, weil das Steuerrecht den Ablauf vorgibt und der Steuerberater eine DATEV-Schnittstelle erwartet. E-Mail, Kalender, Dateiablage. Terminbuchung mit einfachen Regeln. Ein kleiner Vertrieb ohne Sonderlogik. Ein Onlineshop ohne besondere Lager- oder Anbieterlogik. Hier bauen Sie mit einem eigenen System nur nach, was es für 7,90 bis 100 Euro im Monat gibt, und tragen die Wartung selbst. Lohnen kann sich dann die Anbindung dieser Programme an den Rest des Betriebs, mehr dazu unter den Mischformen. Quellen: Lexware, Salesforce, 22. September 2026

Wann ist ein eigenes System die richtige Wahl?

Aus unseren eigenen Unternehmen kennen wir vier Muster, in denen Standardsoftware nicht mehr trug. Anbieter- oder Partnerportale, in denen Externe sich registrieren, ihre Identität nachweisen, freigegeben werden und Auszahlungen erhalten. Lageranbindung an Logistiker in mehreren Ländern mit Beständen, Sendungen und Retouren in Echtzeit. Provisions- und Sonderpreislogik, die von Kunde, Menge, Zeitraum und Partner abhängt. Mehrere Marken oder Gesellschaften in einem System mit getrennten Rechten und gemeinsamen Stammdaten.

Gemeinsam ist allen vier: Der Ablauf ist das Geschäft. Wer ihn in Standardsoftware presst, arbeitet jeden Tag gegen das Werkzeug, und die Lizenzkosten steigen mit jedem Nutzer, der nur einen Bruchteil der Funktionen braucht.

Welche Mischformen gibt es?

Standard plus eigene Anbindung. Der häufigste und meist beste Weg. Lexware Office bleibt für Belege, Buchhaltung und Steuerberater. Ein eigenes System übernimmt Aufträge, Anbieter, Lager oder Team und übergibt Kontakte, Rechnungen und Zahlungsstatus über die öffentliche Schnittstelle an Lexware. Sie bauen nur, was Sie unterscheidet.

Standard mit Erweiterung. Odoo Custom, Business Central und andere erlauben eigene Module in der Standardsoftware. Das ist schneller als ein Neubau, hat aber zwei Haken: Die Erweiterung kann bei Updates des Anbieters brechen, und Sie zahlen weiter die Lizenz je Nutzer, bei Odoo Custom 29,90 Euro, bei Business Central Essentials 69,30 Euro. Quellen: Odoo, Microsoft, 22. September 2026

Eigenes System mit Standardbausteinen. Auch ein eigenes System wird nicht von null gebaut. Zahlungsabwicklung, Identitätsprüfung, E-Mail-Versand und Dateispeicher kommen als Dienste dazu, jeder mit eigenem Preis und eigenem Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wie treffen Sie die Entscheidung konkret?

Schreiben Sie die drei Abläufe auf, die im Betrieb am meisten Zeit kosten. Prüfen Sie für jeden, ob Standardsoftware ihn ohne Umweg abbildet. Wenn ja, nehmen Sie sie. Wenn nein, prüfen Sie, ob der Umweg wirklich Zeit kostet oder nur ungewohnt ist. Trifft beides zu, haben Sie den Kandidaten für die erste Stufe eines eigenen Systems. Diese Stufe deckt genau diesen einen Ablauf ab und kann klein sein, etwa eine Anbindung, die heute abgetippte Daten zwischen zwei Programmen überträgt.

So machen wir das bei der B&S

Die B&S Ventures aus Hannover hat die Systeme ihrer eigenen Beteiligungen selbst gebaut und betreibt sie täglich: Anbieterportale mit Identitätsprüfung, Shops mit Lageranbindung an Logistikpartner in Litauen und Hongkong, interne Boards und Mailsysteme in mehreren Sprachen. Die vier Muster oben kommen aus diesem Betrieb. Für Kunden bauen wir in Stufen. Die erste Stufe nimmt sich einen Ablauf vor und geht in den Alltag, bevor die nächste beginnt. Quelltext, Dokumentation und Zugänge liegen bei Ihnen, damit aus dem eigenen System keine neue Abhängigkeit wird.

Am Anfang steht ein kostenloses Erstgespräch. Darin oder kurz danach bekommen Sie eine grobe Ausrichtung, ob Standardsoftware reicht, eine Mischform passt oder ein eigenes System lohnt, ebenfalls ohne Kosten. Erst dann folgt ein Angebot für die erste Stufe. Was ein solches System kostet, steht unter Was kostet Individualsoftware für ein KMU?, die Leistung selbst unter Verwaltungssysteme.

Häufige Fragen

Wann reicht Standardsoftware?

Wenn Ihr Ablauf dem entspricht, was viele andere Betriebe genauso tun: Buchhaltung, Lohn, E-Mail, Terminbuchung, ein einfacher Vertrieb. Dort ist Standardsoftware günstiger, sofort einsatzbereit und von vielen Nutzern getestet. Ein eigenes System würde hier nur nachbauen, was es für wenige Euro im Monat gibt.

Wann lohnt sich ein eigenes Verwaltungssystem?

Wenn der Ablauf Ihr Geschäft ausmacht und Standardsoftware ihn nur mit Umwegen abbildet. Typisch sind Anbieter- oder Partnerportale mit Freigaben und Auszahlungen, Lageranbindung an Logistiker, Provisions- und Sonderpreislogik, mehrstufige Freigaben oder mehrere Marken in einem System. Auch, wenn die Lizenzkosten je Nutzer bei wachsendem Team die Entwicklungskosten überholen.

Was kostet Standardsoftware je Nutzer und Monat?

Buchhaltung ab 7,90 Euro bei Lexware Office und 8,90 Euro bei sevdesk. ERP zwischen 19,90 Euro bei Odoo Standard, 39 bis 163 Euro bei weclapp und 69,30 bis 95,30 Euro bei Microsoft Business Central. CRM zwischen 20 Euro bei HubSpot Starter und 550 Euro bei Salesforce Max. Alle Preise netto je Nutzer und Monat, Stand 22. September 2026. Quellen: siehe Preistabelle

Was ist eine Mischform?

Standardsoftware für das, was Standard ist, plus ein eigenes System für das, was Sie unterscheidet, verbunden über Schnittstellen. Beispiel: Lexware Office für Buchhaltung und Belege, ein eigenes System für Aufträge, Anbieter und Lager, das Rechnungen und Kontakte an Lexware übergibt. Das ist für die meisten KMU der richtige Weg.

Wie groß ist die Abhängigkeit vom Anbieter?

Bei Standardsoftware bestimmt der Anbieter Preis, Funktionsumfang, Laufzeit und Datenformat. Bei einem eigenen System gehören Ihnen Quelltext und Daten, dafür hängen Sie für die Wartung an einem Dienstleister. Das lösen Dokumentation, Übergabe des Quelltextes und ein Wartungsvertrag mit Kündigungsrecht.