Was kostet Individualsoftware für ein KMU?

Individualsoftware kostet Stunden mal Stundensatz. Freie Softwareentwickler im DACH-Raum nennen im Median 90 Euro je Stunde, IT-Dienstleister mit Sitz in Deutschland 120 bis 150 Euro. Die Stundenzahl hängt an Abläufen, Schnittstellen, Rollen, alten Daten und Betrieb. Ein kleiner, gleichbleibender Ablauf braucht davon wenig. Kostet er jede Woche Stunden, kann sich eine eigene Lösung deshalb schon rechnen. Quellen: Freelancer-Kompass 2026, freelancermap, 2. Juli 2026, Marktbeobachtung neckar.it, 31. August 2026

Wir schreiben das aus eigener Praxis. Die Software unserer Beteiligungen haben wir selbst gebaut und betreiben sie: Anbieterportale, Shops mit Lageranbindung an Logistikpartner in Litauen und Hongkong, interne Boards, Mailsysteme. Weil wir mit dieser Arbeit auch für Kunden Geld verdienen, steht hier ebenso, wann Sie es lassen sollten. Die Stundensätze stammen aus den verlinkten Quellen.

Was treibt die Stundenzahl?

Fünf Dinge entscheiden, ob ein System in Wochen steht oder ein Jahr braucht. Alle fünf verändern den Preis stärker als die Wahl des Dienstleisters.

Kostentreiber	Was es teuer macht	Was es günstig hält
Zahl der Abläufe	Auftrag, Lager, Rechnung, Team, Anbieter, Provisionen, alles auf einmal	Ein Ablauf zuerst, der heute am meisten Zeit kostet
Schnittstellen	Buchhaltung, Shop, Logistiker, Zahlungsanbieter, Telefonie, jede mit eigenem Verhalten und eigenen Fehlern	Anbieter mit dokumentierter Schnittstelle, Export statt Echtzeit, wo Echtzeit nichts bringt
Rollen und Rechte	Fünf Nutzergruppen mit verschachtelten Freigaben und Vier-Augen-Prinzip	Zwei Rollen für die erste Stufe, Verfeinerung später
Alte Daten	Zwanzig Jahre Excel mit Dubletten, freien Textfeldern und fehlenden Schlüsseln	Nur aktive Kunden und offene Vorgänge übernehmen, Altbestand als Archiv lesbar halten
Betrieb	Hochverfügbarkeit, Zertifizierungen, Bereitschaft rund um die Uhr	Ein Server, tägliche Sicherung, Reaktionszeit zu Bürozeiten schriftlich vereinbart

Die Schnittstellen unterschätzen fast alle. Ein Ablauf im eigenen System ist berechenbar. Eine Schnittstelle zu einem fremden System ist es nicht, weil das fremde System sich ändert, Fehler zurückgibt oder Dinge nicht kann, die auf seiner Marketingseite stehen. Fragen Sie den Dienstleister, ob er diese Schnittstelle schon einmal gebaut hat.

Welche Stundensätze sind in Deutschland üblich?

Für Freiberufler gibt es belastbare Zahlen. Der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap wertet rund 5.400 Befragungen zwischen dem 17. November 2025 und dem 8. Februar 2026 aus und nennt über alle Fachrichtungen 103 Euro je Stunde. Quelle: Freelancer-Kompass 2026, freelancermap, abgerufen 22. September 2026

Wer	Stundensatz	Quelle
Freie Software- und Webentwickler, DACH, Median	90 Euro	freelancermap, 2. Juli 2026
Alle IT-Freelancer, DACH, Median	95 Euro	freelancermap, 2. Juli 2026
Alle Freelancer, DACH, Durchschnitt	103 Euro	Freelancer-Kompass 2026, abgerufen 22. September 2026
Freelancer direkt beauftragt, Spanne	65 bis 140 Euro	neckar.it, 31. August 2026
IT-Dienstleister mit Sitz in Deutschland	120 bis 150 Euro	neckar.it, 31. August 2026
Nearshore-Anbieter	50 bis 110 Euro	neckar.it, 31. August 2026

Die Sätze für Dienstleister und Nearshore stammen aus der Marktbeobachtung einer Agentur, nicht aus einer unabhängigen Erhebung. Eine solche Erhebung für Agenturen haben wir nicht gefunden. Der Aufschlag bezahlt Vertretung bei Ausfall, Projektleitung und Haftung. Quelle: neckar.it, 31. August 2026

Ein Rechenbeispiel, die Stundenzahl ist eine Annahme und keine Marktzahl: Eine erste Stufe für ein Verwaltungssystem mit einem Ablauf, zwei Rollen und einer Schnittstelle, für die wir 200 Stunden ansetzen, kostet zu 90 Euro 18.000 Euro, zu 135 Euro 27.000 Euro. Dieselbe Stufe mit drei Schnittstellen und Übernahme alter Daten kann das Doppelte brauchen. Rechnung auf Basis von freelancermap und neckar.it, 2026

Was drei Systeme unserer Beteiligungen bei einer Agentur gekostet hätten und was derselbe Umfang bei uns kostet, steht als Schätzung auf unserer Startseite. Viele Betriebe brauchen zuerst aber etwas deutlich Kleineres.

Warum lohnen sich gerade kleine Standardabläufe?

Ein Ablauf, der jede Woche gleich läuft, ist für Software der einfachste Fall. Die Regeln stehen fest, die Ausnahmen sind bekannt, und Daten gehen meist an einer oder zwei Stellen herein oder hinaus. Typische Kandidaten:

• Angebote aus Vorlagen erzeugen, mit Kundendaten und Preisen aus dem System
• Auftragsbestätigung und Rechnung aus einer einzigen Erfassung
• Terminbestätigungen mit den passenden Unterlagen verschicken
• Lagerbestand mit dem Shop abgleichen
• Belege an die Buchhaltung weiterreichen, etwa an Lexware Office

Wie viel Zeit darin steckt, zeigt eine Rechnung. Sie beruht auf Annahmen, nicht auf einem Kundenfall. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.

Posten	Wert	Herkunft
Dauer je Vorgang von Hand	15 Minuten	Annahme
Vorgänge je Woche	20	Annahme
Zeit je Woche	5 Stunden	15 Minuten mal 20
Arbeitswochen je Jahr	46	Annahme
Zeit je Jahr	230 Stunden	5 Stunden mal 46
Arbeitskosten je geleisteter Stunde, 2025	45 Euro	Statistisches Bundesamt, 29. April 2026
Gebundene Arbeitskosten je Jahr	rund 10.350 Euro	230 Stunden mal 45 Euro

Die 45 Euro zahlten Unternehmen des Produzierenden Gewerbes und des Dienstleistungsbereichs 2025 im Schnitt je geleisteter Arbeitsstunde, Lohnnebenkosten eingerechnet. Ihr eigener Wert kann abweichen. Quelle: Statistisches Bundesamt, Pressemitteilung Nr. 148, 29. April 2026

Andersherum gerechnet entsprechen 10.350 Euro zu 90 Euro je Stunde rund 115 Entwicklerstunden, zu 135 Euro rund 77. Übernimmt eine Lösung den Handgriff weitgehend und braucht weniger Stunden als das, trägt sie sich im ersten Jahr. Hosting und Wartung gehören mit in diese Rechnung. Die gewonnenen Stunden bleiben im Betrieb, denn das Ziel ist mehr Zeit für Ihr Team, nicht weniger Leute.

Häufig bleibt die Standardsoftware, wo sie ist, und die eigene Lösung ist nur das Stück dazwischen, das heute jemand von Hand erledigt. Kommt ein Ablauf dagegen selten vor oder sieht jedes Mal anders aus, rechnet sich keine eigene Lösung.

Wie klein kann eine erste Stufe sein?

So klein, dass sie einen einzigen Ablauf vollständig übernimmt und für sich läuft, auch wenn nie eine zweite folgt. Eine Rolle, eine Schnittstelle, keine alten Daten. Das senkt Einstiegskosten und Risiko: Sie sehen im Alltag, ob der Ablauf schneller geht, bevor Sie mehr investieren.

Eine unabhängige Erhebung zu Preisen so kleiner Lösungen haben wir nicht gefunden, nur Anbieterangaben, die weit auseinanderliegen. Deshalb nennen wir keine Spanne. Der Preis hängt vor allem an den Schnittstellen, den Ausnahmen des Ablaufs und alten Daten. Das klären Erstgespräch und grobe Ausrichtung, beides kostenlos.

Festpreis je Stufe oder Zeit und Material?

	Festpreis je Stufe	Zeit und Material
Wer trägt das Risiko	Der Dienstleister. Er kalkuliert einen Puffer ein.	Sie. Der Preis steht erst am Ende fest.
Wann es passt	Die Stufe ist klein und klar beschrieben, beide Seiten überblicken sie.	Niemand weiß vorher, was in den alten Daten oder der fremden Schnittstelle steckt.
Wo es schiefgeht	Änderungswünsche während der Stufe werden zum Streit über den Umfang.	Ohne wöchentlichen Blick auf die Stunden läuft das Budget davon.
Was Sie verlangen sollten	Eine Beschreibung, was am Ende der Stufe geht, und was ausdrücklich nicht.	Eine Obergrenze, wöchentliche Stundenberichte und ein Stopprecht.

Ein Festpreis für ein ganzes System ohne Stufen klingt sicher und ist es nicht. Entweder steckt ein großer Puffer drin, den Sie bezahlen, oder der Dienstleister spart am Ende an dem, was im Vertrag nicht genau genug stand.

Was kostet der Betrieb nach der Übergabe?

Hosting. Was ein Server kostet, hängt von Rechenleistung, Speicher, Sicherungen, Standort und Datenverkehr ab. Für einige Dutzend Nutzer reicht meist ein kleiner virtueller Server bei einem deutschen Anbieter. Was Sie prüfen sollten: Rechenzentrum in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, tägliche Sicherung mit Wiederherstellungstest.

Wartung. Bibliotheken bekommen Sicherheitsupdates, Browser ändern sich, Schnittstellenpartner stellen um. Das ist keine Weiterentwicklung, aber es kostet Stunden, und diese Stunden kommen jeden Monat. Vereinbaren Sie ein festes Kontingent mit Stundensatz und Reaktionszeit, statt auf den Notfall zu warten.

Zum Vergleich. Standardsoftware versteckt beide Posten im Lizenzpreis. weclapp ERP Handel kostet 163 Euro je Nutzer und Monat bei Jahresvertrag, für zehn Nutzer also 19.560 Euro im Jahr, solange Sie es nutzen. Ein eigenes System kostet einmal Entwicklung und danach Hosting und Wartung, aber keine Lizenz je Nutzer. Ab welcher Nutzerzahl und Laufzeit sich das dreht, rechnen wir auf der Seite Eigenes Verwaltungssystem oder Standardsoftware? durch. Quelle: weclapp Preise, abgerufen 22. September 2026

Warum senkt Bauen in Stufen die Kosten?

Weil die teuerste Software die ist, die niemand benutzt. Wer eine Stufe baut und damit arbeitet, weiß nach vier Wochen, was die nächste wirklich braucht. Jede gestrichene Funktion sind gesparte Stunden. Fehler fallen früh auf, wenn sie billig sind: Ein Denkfehler im Datenmodell kostet in Woche zwei einen Nachmittag, nach einem Jahr Vollausbau Wochen.

Nach jeder Stufe können Sie aufhören, pausieren oder den Dienstleister wechseln, ohne dass das Gebaute wertlos wird. Voraussetzung ist, dass Quelltext, Dokumentation und Zugänge bei Ihnen liegen, nicht beim Dienstleister. Ehrlich ist auch: Stufen kosten Abstimmung. Wer genau weiß, was er will, kann in größeren Schritten gehen. Bei Verwaltungssystemen für KMU ist das selten der Fall.

Wann ist Individualsoftware die falsche Wahl?

Wenn Ihr Ablauf dem entspricht, was tausend andere Betriebe auch tun. Buchhaltung, Lohn, E-Mail, Terminbuchung, ein einfaches CRM: Dafür gibt es Standardsoftware, die ab 7,90 Euro im Monat beginnt und von vielen Nutzern getestet ist. Ein eigenes System lohnt sich dort, wo der Ablauf Ihr Geschäft ausmacht, wo mehrere Werkzeuge zusammenspielen müssen oder wo Standardsoftware Sie zu Umwegen zwingt, die jeden Tag Zeit kosten. Quelle: Lexware Office Preise, abgerufen 22. September 2026

Das gilt auch im Kleinen. Verschickt Ihr Buchungswerkzeug die Terminbestätigung schon so, wie Sie sie brauchen, bauen Sie nichts.

Wie läuft das bei der B&S ab?

1. Erstgespräch. Sie beschreiben den Ablauf, der Zeit kostet. Eine Stunde, online oder bei Ihnen, kostenlos.
2. Grobe Ausrichtung. Wir sagen, was helfen kann: eine eigene Lösung, ein KI-Assistent, Standardsoftware oder eine Änderung im Ablauf. Auch das kostenlos.
3. Angebot. Für die erste Stufe bekommen Sie ein schriftliches Angebot.
4. Umsetzung in Stufen. Die erste Stufe geht in den Alltag. Weitere Stufen folgen erst, wenn Sie das wollen.

Quelltext, Dokumentation und Zugänge liegen bei Ihnen. Und wenn Standardsoftware reicht, hören Sie das von uns im Erstgespräch.

Häufige Fragen

Was kostet eine Stunde Softwareentwicklung in Deutschland?

Freie Software- und Webentwickler im DACH-Raum nennen im Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap einen mittleren Stundensatz von 90 Euro, alle IT-Freelancer zusammen 95 Euro. IT-Dienstleister mit Sitz in Deutschland liegen nach Marktbeobachtung einer Agentur bei 120 bis 150 Euro. Eine unabhängige Erhebung zu Agentursätzen gibt es nicht. Quellen: freelancermap, 2. Juli 2026, neckar.it, 31. August 2026

Lohnt sich Individualsoftware auch für kleine Abläufe?

Ja, wenn der Ablauf oft vorkommt, immer gleich läuft und von Hand Zeit kostet. Ein Beispiel mit Annahmen: 15 Minuten je Vorgang und 20 Vorgänge pro Woche ergeben 5 Stunden pro Woche. Über 46 Arbeitswochen zu durchschnittlich 45 Euro Arbeitskosten je Stunde (Statistisches Bundesamt, 2025) sind das rund 10.350 Euro im Jahr. Erledigt ein Standardwerkzeug den Ablauf schon, lohnt sich kein Eigenbau. Quelle: Statistisches Bundesamt, 29. April 2026

Wie klein kann eine erste Stufe sein?

So klein, dass sie einen einzigen Ablauf vollständig übernimmt und für sich läuft, etwa Angebote aus Vorlagen erzeugen oder Lagerbestände mit dem Shop abgleichen. Das senkt Einstiegskosten und Risiko, weil Sie im Alltag sehen, ob die Stufe Zeit spart, bevor Sie weiter investieren.

Warum kann niemand einen Preis ohne Gespräch nennen?

Weil der Preis aus Stunden mal Stundensatz entsteht und die Stunden von fünf Dingen abhängen: Zahl der Abläufe, Zahl der Schnittstellen, Zahl der Rollen und Rechte, Umfang alter Daten, die übernommen werden müssen, und den Anforderungen an den Betrieb. Wer ohne diese Angaben einen Preis nennt, rät.

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?

Festpreis je Stufe, wenn die Stufe klein genug ist, dass beide Seiten sie überblicken. Aufwand, wenn niemand vorher weiß, was drin steckt, etwa bei alten Datenbeständen oder ungeprüften Schnittstellen. Ein Festpreis für ein ganzes System ohne Stufen wird nur mit Aufschlag oder mit Abstrichen gehalten.

Was kostet der Betrieb nach der Übergabe?

Hosting, Sicherheitsupdates, Sicherungen und kleine Anpassungen. Das Hosting hängt von Serverleistung, Speicher, Sicherungen und Standort ab. Die Wartung wird meist in Stunden je Monat vereinbart. Beides gehört in den Vergleich mit Standardsoftware, die diese Kosten im Lizenzpreis versteckt.

Warum senkt Bauen in Stufen die Kosten?

Weil jede Stufe im echten Betrieb zeigt, was die nächste wirklich braucht. Funktionen, die niemand nutzt, werden nicht gebaut. Fehler fallen früh auf, wenn sie billig sind. Und Sie können nach jeder Stufe aufhören, ohne dass das Gebaute wertlos wird.