Welche Pflichten hat ein KMU aus der KI-Verordnung?

Ein KMU, das einen Chatbot oder Telefonassistenten einsetzt, ist Betreiber nach Art. 3 Nr. 4 KI-Verordnung. Es muss seit dem 2. Februar 2025 die KI-Kompetenz seiner Beschäftigten fördern (Art. 4), seit dem 2. August 2026 offenlegen, dass Menschen mit einer KI sprechen (Art. 50), und prüfen, ob ein Einsatz unter Anhang III fällt. Hochrisiko-Pflichten gelten erst ab 2. Dezember 2027.

Die Verordnung (EU) 2024/1689 ist lang, die Pflichten für ein Unternehmen, das KI nur nutzt, sind kurz. Unten steht der Stand nach dem Digital Omnibus, mit dem die EU im Sommer 2026 Fristen verschoben hat. Jede Aussage nennt den Artikel.

Welche Fristen gelten und was hat der Digital Omnibus verschoben?

Die Kommission hat am 19. November 2025 den Digital Omnibus vorgeschlagen. Daraus wurde die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, veröffentlicht im Amtsblatt am 24. Juli 2026, in Kraft seit 27. Juli 2026. Sie ändert Art. 113 der KI-Verordnung, der den Zeitplan enthält:

Datum	Was gilt	Für ein KMU als Nutzer
2. Februar 2025	Verbotene Praktiken nach Art. 5, KI-Kompetenz nach Art. 4	Ja, Art. 4
2. August 2025	Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck, Kapitel V	Nein
2. August 2026	Allgemeiner Geltungsbeginn, darunter Transparenz nach Art. 50 und Sanktionen nach Art. 99	Ja, Art. 50 Abs. 1 und 4
2. Dezember 2026	Neue Verbote in Art. 5 (nicht einvernehmliche intime Inhalte, Missbrauchsdarstellungen), Ende des Aufschubs für die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Art. 50 Abs. 2 bei Altsystemen	Kaum
2. Dezember 2027	Hochrisiko nach Anhang III (vorher 2. August 2026)	Nur bei Einsatz nach Anhang III, etwa Personalauswahl
2. August 2028	Hochrisiko als Sicherheitsbauteil nach Anhang I (vorher 2. August 2027)	Nur Hersteller regulierter Produkte

Zwei Dinge sind wichtig. Art. 50 wurde nicht verschoben: Wer heute einen Chatbot ohne KI-Hinweis betreibt, ist seit dem 2. August 2026 im Verzug. Und Art. 4 wurde abgeschwächt: Statt KI-Kompetenz sicherzustellen, müssen Unternehmen sie fördern, ohne ein bestimmtes Niveau zu garantieren.

Bin ich Anbieter oder Betreiber?

Anbieter nach Art. 3 Nr. 3 ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt. Betreiber nach Art. 3 Nr. 4 ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Ein Unternehmen, das einen Telefonassistenten von einem Dienstleister bezieht und auf die eigene Nummer schaltet, ist Betreiber. Der Dienstleister ist Anbieter. Die Rolle entscheidet über den Pflichtenkatalog, und der des Betreibers ist deutlich kürzer.

Ein Betreiber kann zum Anbieter werden. Art. 25 Abs. 1 nennt drei Fälle bei Hochrisiko-Systemen: Sie versehen das System mit eigenem Namen oder eigener Marke, Sie ändern es wesentlich, oder Sie ändern die Zweckbestimmung so, dass es zum Hochrisiko-System wird. Ein Chatbot unter Ihrem Firmennamen macht Sie nicht zum Anbieter, solange er kein Hochrisiko-System ist. Wer aber aus einem allgemeinen Sprachmodell selbst ein Werkzeug zur Bewerbervorauswahl baut, ist Anbieter mit allen Pflichten aus Kapitel III.

Was muss ich beim Chatbot oder Telefonassistenten konkret tun?

Art. 50 Abs. 1 verpflichtet Anbieter, Systeme für die direkte Interaktion mit Menschen so zu bauen, dass die Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, es sei denn, das ist aus den Umständen offensichtlich. Die Pflicht trifft formal den Anbieter, aber das System läuft unter Ihrer Nummer und Ihrer Website. Also prüfen Sie, dass der Hinweis wirklich erscheint. Abs. 5 verlangt ihn spätestens bei der ersten Interaktion, klar und eindeutig. In der Praxis: ein Satz in der Begrüßung des Telefonassistenten, ein Satz über dem Chatfenster, ein Satz in der Signatur jeder Mail, die der Assistent schreibt.

Art. 50 Abs. 4 trifft Sie als Betreiber direkt. Erzeugt Ihr System Bilder, Audio oder Video, die echt wirken (Deepfakes), müssen Sie das offenlegen. Veröffentlicht Ihr System Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, müssen Sie kennzeichnen, dass sie künstlich erzeugt wurden, es sei denn, ein Mensch hat sie redaktionell geprüft und verantwortet. Für die meisten Betriebe heißt das: KI-geschriebene Newsletter, Blogbeiträge und Social-Media-Posts gibt ein Mensch frei, und das wird festgehalten.

Art. 4 verlangt Maßnahmen, mit denen Sie die KI-Kompetenz Ihres Personals fördern, abgestimmt auf Kenntnisse, Erfahrung und Einsatzzweck. Für einen Chatbot oder Telefonassistenten reicht eine Schulung der Personen, die Übergaben annehmen, Protokolle lesen und das System einstellen: Was kann es, wo irrt es, wann übernimmt ein Mensch, was darf nicht eingegeben werden. Zwei Stunden, Teilnehmerliste, Datum, abgelegt. Damit ist die Pflicht erfüllt und nachweisbar.

Wann wird mein Einsatz zum Hochrisiko-System?

Nach Art. 6 Abs. 2 gelten die in Anhang III genannten Systeme als hochriskant. Für ein KMU sind zwei Nummern relevant. Nr. 4 erfasst Systeme zur Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen, darunter gezielte Stellenanzeigen, das Filtern von Bewerbungen und die Bewertung von Bewerbern, dazu Systeme für Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderung, Kündigung, Aufgabenzuweisung und Leistungsüberwachung. Nr. 5 erfasst unter anderem die Bewertung der Kreditwürdigkeit natürlicher Personen.

Ein Chatbot für Anfragen, ein Telefonassistent für Termine, ein Assistent, der Mails vorsortiert oder Angebote schreibt, steht nicht in Anhang III. Ein Werkzeug, das Bewerbungen nach Eignung sortiert, steht darin. Art. 6 Abs. 3 nimmt Systeme aus, die nur eine eng gefasste Verfahrensaufgabe erledigen oder das Ergebnis einer menschlichen Tätigkeit verbessern. Sobald ein System Personen bewertet oder Profiling betreibt, greift die Ausnahme nicht.

Wer ein Hochrisiko-System betreibt, trägt ab dem 2. Dezember 2027 die Pflichten aus Art. 26: Nutzung nach Betriebsanleitung, menschliche Aufsicht durch geschulte Personen, Überwachung des Betriebs, Protokolle mindestens sechs Monate, Information der Beschäftigten und ihrer Vertretung vor dem Einsatz, Information der betroffenen Personen, dazu nach Abs. 9 meist eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Unsere Empfehlung: Wer KI in der Personalauswahl einsetzen will, wartet nicht auf Dezember 2027 und kauft nur bei Anbietern, die die Konformität nach Kapitel III bereits zusagen. Alles andere ist ein Investitionsrisiko.

Welche Bußgelder drohen und was gilt für KMU?

Art. 99 staffelt die Sanktionen. Abs. 3: bis 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes bei verbotenen Praktiken nach Art. 5. Abs. 4: bis 15 Millionen Euro oder 3 Prozent bei Verstößen gegen die übrigen Pflichten, darunter Art. 50. Abs. 5: bis 7,5 Millionen Euro oder 1 Prozent für falsche Auskünfte gegenüber Behörden. Bei großen Unternehmen gilt jeweils der höhere Betrag.

Für KMU dreht Abs. 6 das um: Es gilt der jeweils niedrigere Betrag aus Prozentsatz und Summe. KMU ist nach Art. 3 Nr. 14a, wer unter die Empfehlung 2003/361/EG fällt, also weniger als 250 Beschäftigte und höchstens 50 Millionen Euro Umsatz oder 43 Millionen Euro Bilanzsumme. Für einen Betrieb mit zwei Millionen Euro Umsatz liegt die Obergrenze für einen fehlenden KI-Hinweis damit bei 60.000 Euro, nicht bei 15 Millionen. Abs. 7 verlangt außerdem, dass die Behörde Art, Schwere und Dauer des Verstoßes sowie die Größe des Unternehmens berücksichtigt. Zuständig ist in Deutschland seit dem 29. Juli 2026 die Bundesnetzagentur nach dem KI-MIG, mit einer unabhängigen KI-Marktüberwachungskammer. Sie nimmt auch Beschwerden entgegen, etwa von Kunden, die mit einem nicht gekennzeichneten Bot gesprochen haben.

Prüfliste für den Einsatz von KI im Betrieb

1. Liste aller eingesetzten KI-Systeme mit Anbieter, Zweck und Rolle (Betreiber oder Anbieter)
2. Kein Einsatz nach Anhang III ohne Hochrisiko-Prüfung, Personalauswahl und Bonitätsbewertung ausdrücklich geprüft
3. KI-Hinweis nach Art. 50 Abs. 1 in Begrüßung, Chatfenster und Mail-Signatur, geprüft im echten Ablauf
4. KI-erzeugte Texte für die Öffentlichkeit werden von einem Menschen freigegeben, Freigabe dokumentiert (Art. 50 Abs. 4)
5. Schulung nach Art. 4 durchgeführt, mit Teilnehmerliste und Datum abgelegt
6. Anbieter hat schriftlich bestätigt, dass sein System Art. 50 erfüllt und wer die Kennzeichnung nach Abs. 2 liefert
7. Bei Hochrisiko-Einsatz: Betriebsanleitung, Aufsichtsperson benannt, Protokolle sechs Monate, Beschäftigte informiert, DSFA (Art. 26)
8. Wiedervorlage 2. Dezember 2027 für Anhang III und 2. August 2028 für Anhang I im Kalender

So machen wir das bei der B&S

Die B&S Ventures aus Hannover baut KI-Assistenten für Empfang, Termine, Nachfassen und interne Auskünfte. Keiner dieser Einsätze steht in Anhang III, die Pflichten bleiben also die eines Betreibers. Den KI-Hinweis nach Art. 50 bauen wir fest in Begrüßung und Signatur ein, die Schulung nach Art. 4 und ihre Dokumentation gehören dazu. Wir beginnen mit einem Kanal und erweitern in Stufen. Ziel ist mehr Zeit für Ihr Team, nicht weniger Leute.

Das Erstgespräch und eine grobe Ausrichtung sind kostenlos. Ob Systeme, die Sie bereits nutzen, unter Anhang III fallen, prüfen wir auf Wunsch in einem gebuchten Beratung. Die Datenschutzfragen zum selben Einsatz stehen unter KI-Assistenten und DSGVO.

Häufige Fragen

Gilt die KI-Verordnung für ein Unternehmen mit zehn Beschäftigten?

Ja. Sie knüpft an die Rolle an, nicht an die Größe. Wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt, ist Betreiber nach Art. 3 Nr. 4 und trägt die Betreiberpflichten. Die Größe wirkt sich bei den Bußgeldern aus, Art. 99 Abs. 6.

Muss mein Chatbot sagen, dass er eine KI ist?

Ja, seit dem 2. August 2026. Art. 50 Abs. 1 verlangt, dass Personen bei der Interaktion mit einem KI-System darüber informiert werden, außer es ist aus den Umständen offensichtlich. Nach Abs. 5 spätestens bei der ersten Interaktion. Ein Satz in Begrüßung und Signatur reicht.

Was verlangt Art. 4 KI-Kompetenz konkret?

Maßnahmen, die die KI-Kompetenz Ihrer Beschäftigten fördern, abgestimmt auf Kenntnisse und Einsatzzweck. Ein bestimmtes Niveau müssen Sie seit der Neufassung durch den Digital Omnibus nicht garantieren. Eine dokumentierte Schulung von zwei Stunden für die Personen, die mit dem System arbeiten, erfüllt die Pflicht bei einem Chatbot oder Telefonassistenten.

Ist ein Telefonassistent für die Terminvergabe ein Hochrisiko-System?

Nein. Anhang III nennt Terminvergabe, Anfragen und Kundenservice nicht. Hochrisiko wird es erst, wenn das System über Bewerber, Beschäftigte, Kreditwürdigkeit oder den Zugang zu wesentlichen Diensten entscheidet oder solche Entscheidungen vorbereitet.

Was hat der Digital Omnibus an der KI-Verordnung geändert?

Die Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, in Kraft seit 27. Juli 2026, verschiebt die Hochrisiko-Pflichten für Anhang III auf den 2. Dezember 2027 und für Anhang I auf den 2. August 2028. Art. 4 wurde zur Förderpflicht abgeschwächt. Art. 50 gilt unverändert seit dem 2. August 2026, nur die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Abs. 2 bekommt für Altsysteme Aufschub bis 2. Dezember 2026.

Wer kontrolliert das in Deutschland?

Die Bundesnetzagentur. Das KI-Marktüberwachungsgesetz (KI-MIG) ist am 29. Juli 2026 in Kraft getreten und richtet dort eine unabhängige KI-Marktüberwachungskammer ein, zugleich Beschwerdestelle.

Quellen: Verordnung (EU) 2024/1689, Verordnung (EU) 2026/1744, ABl. L vom 24. Juli 2026, KI-MIG, Empfehlung 2003/361/EG. Geprüft am 22. September 2026.